Gestion d'un périscolaire
Suite aux multiples évolutions des justificatifs demandés par la CAF, ainsi que la réforme 2013 des rythmes scolaires, j'ai décidé d'arrêter la diffusion de ce produit. Mes capacités cérébrales ne me permettent pas de comprendre tout ce que les hautes instances nous demandent.
Bonne continuation à tous ceux qui doivent se débattre dans ce système...

Cette page est visible à titre indicatif, puisque j'assure toujours le suivi logiciel de ceux qui utilisent encore l'application en l'état.



  C'est en 2003 qu'une association m'a contacté pour que je lui développe un système de gestion d'accueil périscolaire sous EXCEL.
Au départ, l'ensemble était assez succint. Mais avec le temps, les exigences des organismes sociaux tels que la CAF ou Jeunesse et Sports ont grandi. De ce fait, il fallait des outils plus pointus pour établir des bilans et décrocher des subventions.
L'application a considérablement évolué depuis le départ, mais toujours selon les demandes de l'utilisateur. Pas de gadget, rien que du concret pour des outils adaptés au quotidien.
Voici l'architecture de cet ensemble:


La liste des adhérents:

 Ici sont regroupées toutes les informations concernant les enfants, leurs parents, les revenus, etc...
Toutes ces données sont entrées à l'aide du formulaire dans le bandeau de travail.
Coté ergonomie, seules apparaissent au premier coup d'oeil, les informations importantes. Les autres données sont stockées sous formes
d'onglets qui apparaissent lorsque la souris se positionne au-dessus de la case.
Coté outils, il est possible d'exporter et d'importer des listes d'enfants, pour faciliter les inscriptions en cas d'échange entre plusieurs centres d'accueil.

Chaque adhérent possède un compte virtuel, qui est débité en fonction des heures de présence, ou crédité en fonction des remises.
Ceux qui ne sont pas à jour dans les paiements sont immédiatement repérés par leur solde négatif.

Le pointage des présences:

 C'est l'un des piliers de l'application. En effet, pour faire rentrer de l'argent dans la structure, il faut pouvoir pointer les enfants, et éditer en fonction de cela les factures. Ensuite il faut encaisser les paiements.

 En partie de gauche, les présences en matin, midi et soir, sont marquées d'une croix.
Il est possible de repérer des activités organisées par le centre. Celles-ci sont identifiées par un numéro.
Ainsi dans la sections des statistiques, vous pourrez vérifier si telle ou telle activité est intéressante sur le plan des effectifs, mais aussi sur le
plan financier.
 En partie de droite se situe le récapitulatif honoraire du mois.
L'application permet aussi d'éditer les prévisions de pointage pour chaque semaine, selon des listes d'enfants pré-établies (par exemple maternelle, CP, CE1...). Ces pointages prévisionnels sont facilement transférables vers le pointage réel, d'où un gain de temps pour le responsable du site.

L'avis de paiement et la facturation:

 Dans cette section est éditée l'Avis de Paiement. Lorsque l'adhérent aura payé son dû, une facture pourra être éditer selon le même modèle.

En cas de retard de paiement, le programme peut générer une liste d'adhérents pour lesquels il est nécessaire de ré-éditer un Avis de Paiement en rappel.

Le journal comptable:

 En plus des opérations comptables de base comme l'achat de matériel, ou le virement d'un compte vers un autre compte, cette section permet l'encaissement des paiements correspondant aux pointages de présence des enfants.
Les montants ventilés se remplissent automatiquement en fonction du pointage et des tarifs particuliers de chaque enfant.


Dans le cas d'un paiement par chèque, le logiciel remplit automatiquement les bordereaux de remise de chèque.
Voici par exemple le modèle pour une structure travaillant avec le Crédit Mutuel:


Ici le modèle pour la Banque Postale:


Enfin un système permet de ventiler les opérations bancaires afin d'établir par la suite des extractions de données par catégories et sous-catégories:


Les statistiques:

 Toutes ces données débouchent sur un outil d'extraction de statistiques, taillé sur mesures pour les bilans d'Assemblées Générales d'associations.
Il fut élaboré selon les demandes des différents accueils périscolaires avec lesquels j'ai travaillé, afin de répondre aux besoins de ces associations. Les calculs de cette application permettent d'obtenir entre-autres:


D'autres extraction de données sont possibles:


Les données pour la CAF:

 Pour les organismes agréés, il est nécessaire de remplir des documents afin de pouvoir bénéficier d'aide et de subventions de la part des organismes sociaux. C'est dans cette section que sont établis les 2 formulaires de la Caisse d'Allocations Familiale.

La partie de gauche correspond au formulaire rose pour les périodes hors vacances scolaires.
La partie de droite correspond formulaire bleu pour les centres de loisirs lors de vacances scolaires.
Il ne faut que quelques secondes au logiciel pour établir ces données sur la base du pointage. Alors qu'il faudrait des heures de travail méticuleux pour le faire à la main. (Et encore, les calculs seraient probablement faux !)


 Téléchargement du mode d'emploi (1,9 MO) :  

V 14_04