Suite
aux
multiples évolutions des justificatifs demandés par la CAF, ainsi que
la réforme 2013 des rythmes scolaires, j'ai décidé d'arrêter la
diffusion de ce produit. Mes capacités cérébrales ne me permettent pas
de comprendre tout ce que les hautes instances nous demandent.
Bonne continuation à tous
ceux qui doivent se débattre dans ce système...
Cette
page est visible à titre indicatif, puisque j'assure
toujours
le suivi logiciel de ceux qui utilisent encore l'application en l'état.
C'est
en 2003 qu'une association m'a contacté pour que je lui développe un
système de gestion d'accueil périscolaire sous EXCEL.
Au départ, l'ensemble était assez succint. Mais avec le temps,
les exigences des organismes sociaux tels que la CAF ou Jeunesse et
Sports ont grandi. De ce fait, il fallait
des outils plus pointus pour établir des bilans et décrocher des
subventions.
L'application a considérablement évolué depuis le départ, mais toujours
selon les demandes de l'utilisateur. Pas de gadget, rien que du concret
pour des outils adaptés au quotidien.
Voici l'architecture de cet ensemble:
La liste des adhérents:
Ici sont regroupées toutes les informations concernant les
enfants, leurs parents, les revenus, etc...
Toutes ces données sont entrées à l'aide du formulaire dans le bandeau
de travail.
Coté ergonomie, seules apparaissent au premier coup d'oeil,
les informations importantes. Les autres données sont stockées sous
formes
d'onglets qui apparaissent lorsque la souris se positionne au-dessus de
la case.
Coté outils, il est possible d'exporter et d'importer des listes
d'enfants, pour faciliter les inscriptions en cas d'échange entre
plusieurs centres d'accueil.
Chaque adhérent possède un compte virtuel, qui est débité en fonction
des heures de présence, ou crédité en fonction des remises.
Ceux qui ne sont pas à jour dans les paiements sont immédiatement
repérés par leur solde négatif.
Le pointage des présences:
C'est l'un des piliers de l'application. En effet, pour faire
rentrer de l'argent dans la structure, il faut pouvoir pointer les
enfants, et éditer en fonction de cela les factures. Ensuite il faut
encaisser les paiements.
En partie de gauche, les présences en matin, midi et soir,
sont marquées d'une croix.
Il est possible de repérer des activités organisées par le centre.
Celles-ci sont identifiées par un numéro.
Ainsi dans la sections des statistiques, vous pourrez vérifier
si telle
ou telle activité est intéressante sur le plan des effectifs, mais
aussi sur le
plan financier.
En partie de droite se situe le récapitulatif honoraire du
mois.
L'application
permet aussi d'éditer les prévisions de pointage pour chaque semaine,
selon des listes d'enfants pré-établies (par exemple maternelle, CP,
CE1...). Ces pointages prévisionnels sont facilement transférables vers
le pointage réel, d'où un gain de temps pour le responsable du site.
L'avis de paiement et la facturation:
Dans cette section est éditée l'Avis de Paiement. Lorsque
l'adhérent aura payé son dû, une facture pourra être éditer selon le
même modèle.
En cas de retard de paiement, le programme peut générer une liste
d'adhérents pour lesquels il est nécessaire de ré-éditer un Avis de
Paiement en rappel.
Le journal comptable:
En plus des opérations comptables de base comme l'achat de
matériel, ou le virement d'un compte vers un autre
compte, cette section permet l'encaissement des paiements
correspondant aux pointages de présence des enfants.
Les montants ventilés se remplissent automatiquement en fonction du
pointage et des tarifs particuliers de chaque enfant.
Dans le cas d'un paiement par chèque, le logiciel remplit
automatiquement les bordereaux de remise de chèque.
Voici par exemple le modèle pour une structure travaillant avec
le
Crédit Mutuel:
Ici le modèle pour la
Banque
Postale:
Enfin un système permet de ventiler les opérations bancaires afin
d'établir par la suite des extractions de données par catégories et
sous-catégories:
Les statistiques:
Toutes ces données débouchent sur un outil d'extraction de
statistiques, taillé sur mesures pour les bilans d'Assemblées
Générales d'associations.
Il fut élaboré selon les demandes des différents accueils périscolaires
avec lesquels j'ai travaillé, afin de répondre aux besoins de ces
associations. Les calculs de cette application permettent d'obtenir
entre-autres:
- Le nombre d'heures de présence, par matin,
midi et soir
- Et ce, détaillé par jour de périscolaire,
mercredi et vacances
- Le détail des répartitions
pour chacune de ces rubriques, selon les 3 catégories
d'âge déterminés par la CAF
- Les effectifs moyens, minimum et maximum pour
chaque catégorie
- Les montants encaissés sur chaque poste
- Le nombre d'heures et les montants de chaques
activités organisées dans le périscolaire
D'autres extraction de données sont possibles:
- un bilan annuel pour chaque adhérent...
- un affichage filtré du journal comptable
- un bilan des montants mensuels de pointage
Les données pour la CAF:
Pour
les organismes agréés, il est nécessaire de remplir des documents afin
de pouvoir bénéficier d'aide et de subventions de la part des
organismes sociaux. C'est dans cette section que sont établis les 2
formulaires de la Caisse d'Allocations Familiale.
La partie de gauche correspond au formulaire rose pour les périodes
hors vacances scolaires.
La partie de droite correspond formulaire bleu pour les centres de
loisirs lors de vacances scolaires.
Il
ne faut que quelques secondes au logiciel pour établir ces données sur
la base du pointage. Alors qu'il faudrait des heures de travail
méticuleux pour le faire à la main. (Et encore, les calculs seraient
probablement faux !)
Téléchargement du mode d'emploi (1,9
MO) :